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Projektmanagement

Terms in this set (17)

Wirtschaftliche Merkmale
- Komplexität: zahlreiche komplizierte Zusammenhänge die nicht mehr rein Gedanklich zu strukturieren sind.

- Aufwand: umfangreich und erfordert viele Mitarbeiter und finanzielle Mittel

- Fachübergreifende Charakter: Fachleute verschiedener Abteilungen / Disziplinen.

- Teamarbeit: Fachleute müssen eng miteinander arbeiten, ständige Informationsaustausch, Weitergabe von Teilaufgaben erforderlich.
Merkmale eines Projekts
- Einmaligkeit: Machst du so etwas zum ersten Mal, sind diese Merkmale sicher erfüllt! Passiert es jede Woche, dann wohl eher nicht.

- Zielvorgabe: präzise Zeit Vorgabe.

- Zeitliche, personelle, finanzielle Begrenzung: zeitliche Begrenzung (Start- und Zieltermin / begrenzte Mittel zur Erreichung des Ziels. (klare Kostenvorstellung)

- Abgrenzung von anderen Vorhaben: muss ein geschlossenes Vorhaben sein, mit eigenem Projektergebnis
- Projektspezifische Organisation: organisatorische Rahmenbedingungen speziell fürs Projekt.
interne Projekte
- innerhalb eines Unternehmens
- betriebsinternen Problemlösung (Form eines Projekts)
- Budget wird festgelegt, als Projektkosten was ausreichen muss
- Projektteam kann auf die Ressourcen des Unternehmens zurückgreifen (Sachmittel, Personen)
externe Projekte
- vergeben an ein rechtlich eigenständiges Unternehmen
- Auftragnehmer meist spezialisiert auf die Durchführung der Projekte
- Auftragssumme ist der Umsatz mit dem der Arbeitnehmer seine Projektkosten deckt, mit zusätzlichem Gewinn.
Brainstorming
Ein Verfahren durchs sammeln von spontanen Einfällen der Mitarbeiter um die beste Lösung zu finden.
Sitzung:

Beginn Problem bekannt geben danach Regeln bekannt gegeben:
- jede Idee wird notiert (realistisch oder unsinnig)
- keine Kritik (Ideen nicht bewertet oder beurteilt)
- Teilnehmer inspirieren sich gegenseitig (Jeder darf eine Idee eines anderen Aufgreifen um diese Idee zur Entwicklung seiner Idee zu verwenden)
- Ziel: viele Ideen

Nach der Kreativphase:
werden die Ideen nicht bewertet oder beurteilt nur ausgewertet.

Sitzungsleiter Aufgabe:
- Einhaltung der Regeln
- ruhige Sitzungsteilnehmer aktivieren
- Problem wird im Zentrum gehalten.
Brainwriting
Brainstorming in schriftlicher Form (freiwillig)
- Ideen werden nicht in den raumgerufen und sondern von Teilnehmern schriftlich (Zettel) erfasst.
- Anonymität wird weitgehend gewährleistet
- Konzentration wird nicht durch andere Gesprächsbeiträge gestört

Abschluss der Kreativphase:
- Ideen geordnet und protokolliert.

Vorteile gegenüber Brainstorming:
- Teilnehmer ungestört sich mit dem Thema beschäftigen
- Anonymität gewährt
- Konzentration liegt auf dem lösenden Problem, wird nicht durch abschweifende Beiträge gestört
- Gefahr der frühzeitigen Bewertung besteht nicht
Methode gut für Gruppen deren Mitglieder sich noch nicht so gut kennen.

Regeln:
- Kritik unzulässig
6-3-5 Methode
- Variante des Brainwritings
- sechs Teilnehmer, drei Ideen, 5 Minuten
- Jeder kriegt ein Blatt
- Blatt wird nach 5 Minuten im Uhrzeigersinn weiter gegeben jeder weitere schreibt 3 Ideen auf.
6x3x5 = 108 Ideen sollten zustande kommen

- Sicherstellung Vielzahl an Ideen
- Ideen sollen neue Ideen hervorrufen

Sitzungsleiter sortiert die Ergebnisse
- Unterschied zu Brainwriting: hier muss man sich mit den Ideen auseinandersetzen / Brainwirting ist freiwillig.
Mindmap
- Gedächnislandkarte
- Schlüsselbegriff in der Mitte
- Unterthemen werden mit Zweigen dargestellt zu weiteren Zweigen
- Thematische Übersicht nach einer festen Reihenfolge.
- können auch Grafiken, Symbole, Bilder beinhalten.

Vorteile:
- strukturierter & detaillierter als Brainstorming
- Ideen können weiterentwickelt werden

Sitzungsleiter Aufgabe:
- Notiert den Schlüsselbegriff
Projekt Zielkomponenten (Ziele)
,,Goldene Dreieck"
- Sachziel: (Projektergebnis) Was soll geplant und erreicht werden?
- Terminziel: (Einhaltung der Rahmenbedingungen) Bis wann soll alles erreicht werden?
- Kostenziel: (Einhaltung der Rahmenbedingungen) Was darf das Projekt kosten?

Projektziel = Gesamtziel
Zielkomponenten = Teilziele

Alle drei Zielgrößen beeinflussen sich, es ist schwierig alle Ziele zu erreichen.
z.b. steigende Anforderungen führen zu längeren Bearbeitungszeiten.
Längere Bearbeitungszeiten zu höheren Projektkosten.
SMART-Regel
Spezifisch: Das Ziel muss verständlich und klar formuliert werden
Messbar: Das Ziel muss objektiv messbar (operationalisierbar) sein
Akzeptiert: Das Ziel muss von allen Beteiligten akzeptiert sein
Realistisch: Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein
Terminiert: Jedes Ziel weist aus, bis wann es erreicht sein soll.
Projektleitung
- Projektleiter trägt alleinige Verantwortung.
- Er hat bestimmte Befugnisse.
- Er entscheidet über die Auswahl des Projektteams,
- die Verteilung des Budgets.
- fachliche und disziplinarische Weisungskompetenz gegenüber allen Mitarbeiter
- Anspruch auf alle Projekt relevanten Informationen

Hauptaufgaben:
- Abstimmung der Projektziele im Rahmen des Projektauftrags mit dem Arbeitgeber
- Zusammenstellung des Teams
- Organisation der Infrastruktur
- Leitung des Planungsprozesses bzw. eine eigene Planung des Projektverlaufs
- Steuerung und Kontrolle des gesamten Projektverlaufs
- Führung der Projektmitglieder
- Gelegentliche Mitarbeit in Teilbereichen
- Sicherstellung des Informationsflusses unter den Projektmitarbeiter
- Kontakt zum Arbeitgeber
- Präsentation des Projektergebnisses
- Sicherstellung einer erfolgreichen Dokumentation einschließlich Abschlussbericht
Projektteam
=> wird für ein Projekt zusammengestellt

folgende Fragen werden beantwortet:
- Sind die Mitarbeiter angemessen qualifiziert?
- In welchem Umfang sind zusätzliche Qualifikationsmaßnahmen erforderlich?
- Müssen bestimmte Spezialisten in bestimmte Projektphasen eingeplant
- Wie sieht es mit der Motivation der Mitarbeiter aus?
- 1) Sind die Mitarbeiter im Projektzeitraum tatsächlich verfügbar (Urlaub, Anforderungen aus anderen Abteilungen, Fortbildungen usw.)
Projektinfrastruktur
Umfasst alle für die Durchführung des Projekts erforderlichen Sachmittel, die im Laufe des Projektes weder verbraucht noch verändert werden.

• Räumlichkeiten:
Büros, Konferenzräume (Größe, Lage, Verfügbarkeit, technische Ausrüstung: Telefon, Internet)

• Arbeitsmittel:
Computer, Scanner, Drucker, Telefon (Flipchart, Stifte, Pinnwände, Karten, Whiteboard, EDV, usw.)

• Dienstleistungen: Dienstleistungen des Sekretariats oder anderen Unternehmenseinheiten (Dokumentationsstellen)
Projektinformationssystem
- Projektordner/Dateiablage: Werden zu Beginn vom Projektleiter angelegt, sie dienen der gesamten Projektdokumentation. (schriftliche Erfassung des Projektprozesses und der Produktentstehung)

- E-Mail: wichtigste Element, hier kann sollte man die Empfangsbestätigung aktivieren.

- Intranet: hier können Infoplattformen eingerichtet werden

- Teambesprechungen: hier wird regelmäßig die Entwicklung mitgeteilt, und über die anderen Teilbereiche informiert.

- Review: (deutsch: Nachprüfung) Projektmitarbeiter informieren das gesamte Projektteam über die Zwischenergebnisse. Anwesenheit Pflicht, und wird dokumentiert.

Die einzelnen Techniken sind nutzlos, wenn man kein einfaches Regel System gibt. Änderungen werden an die Mitarbeiter per E-Mail weitergeleitet.
Kick-off-Meeting (Definitionsphase)
Ist ein treffen des Projektteams zu Beginn des Projekts oder einer Projektphase zum Zweck der Vorstellung des Projekt- oder Phasenplans und zur Motivation der Teammitglieder.

Ziele:
• Gleicher Informationstand:
Projektleiter informiert über:
- Auftraggeber und dessen Bedeutung für das Unternehmen
- Projektauftrag, Projektziele und Projektaufgaben
- Projektorganisation
- Wichtige Meilensteine
- Vorgehensweisen, Methoden oder den Einsatz von Werkzeugen

• Kennenlernen der Projektmitgliederuntereinander:
Es ist sinnvoll sich kennenzulernen da man im Projekt eng miteinander arbeiten wird. (Gegenseitige Befragung)

• Rolle und Erwartungen der einzelnen Teammitglieder:
Fachkenntnisse und Erfahrungen an der Projektarbeit und Erwartungen und Wünsche an den Projektverlauf mitteilen.

• Vereinbaren von Spielregeln:
Es sollten Regeln festgelegt werden die schriftlich festgehalten werden. Dies gibt das Verhalten im Team vor, Ablauf der Besprechungen, Regeln im Konfliktmanagement Regeln zur Weiterleitung von Informationen oder Arbeitsergebnissen.

• Verteilung von Aufgaben und Qualifizierungsmaßnahmen:
Sobald eine Grobplanung des Projekts vorliegt können die Aufgaben verteilt werden. Hier sollte der Projektleiter anhand der Qualifikation und den Interessen der Projektmitglieder die Aufgaben verteilen.

Hier sind ergänzende Schulungsmaßnahmen zur Qualifizierung der Mitarbeiter zu diskutieren oder zu vereinbaren, sofern erforderlich.
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